DATENSCHUTZERKLÄRUNG der Koordinierungsstelle Wien AusBildung bis 18

A. Grundsätze

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Es ist uns wichtig, die Nutzer_innen unserer Angebote darüber zu informieren, welche persönlichen Daten wir in welcher Form verarbeiten und wie wir sie bestmöglich schützen.

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Angebote des Vereins „WUK – Werkstätten- und Kulturhaus“ im Allgemeinen und der Koordinierungsstelle Wien AusBildung bis 18 im Speziellen auf.

Der Träger der Koordinierungsstelle Wien AusBildung bis 18 ist:
WUK, Verein zur Schaffung offener Kultur- und Werkstättenhäuser,
Währingerstraße 59, 1090 Wien
ZVR: 535133641; DVR 0584941;
www.wuk.at

Zur Erläuterung der verwendeten Begriffe, wie z.B. „personenbezogene Daten“ oder deren „Verarbeitung“ verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) (http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/ALL/?uri=CELEX%3A32016R0679)

Ihre Rechte
Ihnen stehen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch zu.

Als Nutzer_innen unserer Angebote haben Sie das Recht,

• unentgeltlich Auskunft darüber zu erhalten, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben.
• Kopien der über Sie gespeicherten Daten zu erhalten.
• die Berichtigung oder Ergänzung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese unrichtig sind.
• die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese falsch sind oder nicht rechtskonform verarbeitet werden.
• von uns zu verlangen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken.
• unter bestimmten Umständen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.
• eine uns zuvor für das Verarbeiten Ihrer Daten erteilte Einwilligung zu widerrufen.
• unter bestimmten Umständen die Datenübertragbarkeit zu verlangen.
• die Identität von Dritten, an welche Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden, zu kennen.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte oder wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, bitten wir Sie unseren Datenschutzbeauftragten des WUK zu kontaktieren.

Philip König-Bucher, T +43-1-401 21-2503,

datenschutz@wuk.at

Darüber hinaus haben Sie das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde – in Österreich: Datenschutzbehörde – Beschwerde zu erheben.

Sicherheitsmaßnahmen
Wir treffen organisatorische, vertragliche und technische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem Stand der Technik, um sicherzustellen, dass die Vorschriften der Datenschutzgesetze eingehalten werden und um damit die durch uns verarbeiteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.

Weitergabe von Daten an Dritte und Drittanbieter
Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Wir geben die Daten der Nutzer_innen an Dritte nur dann weiter, wenn dies z.B. auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO für Vertragszwecke oder für die Wahrnehmung berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO an einem wirtschaftlichem und effektivem Geschäftsbetrieb erforderlich ist.

Sofern wir Subunternehmer_innen einsetzen, um unsere Leistungen bereitzustellen, ergreifen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um für den Schutz der personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu sorgen.

Sofern im Rahmen dieser Datenschutzerklärung Inhalte, Werkzeuge oder sonstige Mittel von anderen Anbietern (nachfolgend gemeinsam bezeichnet als „Drittanbieter“) eingesetzt werden und deren genannter Sitz sich in einem Drittland befindet, ist davon auszugehen, dass ein Datentransfer in die Sitzstaaten der Drittanbieter stattfindet. Als Drittstaaten sind Länder zu verstehen, in denen die DSGVO kein unmittelbar geltendes Recht ist, d.h. grundsätzlich Länder außerhalb der EU, bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Die Übermittlung von Daten in Drittstaaten erfolgt nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau, eine Einwilligung der Nutzer_innen oder sonst eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt.

Gegebenenfalls werden der LINK Mobility Austria GmbH, Brauquartier 5/13, 8055 Graz, die unseren SMS-Dienst betreibt, folgende personenbezogene Daten zum Versand von Kurznachrichten (SMS) übermittelt: Vor- und Nachname von Jugendlichen und Erziehungsberechtigten, Handynummer.

Speicherdauer und Löschung von Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden von uns nur so lange aufbewahrt, wie es der jeweilige Zweck der Datenverarbeitung erfordert und wie es nach anwendbarem Recht zulässig ist. Wir speichern ihre personenbezogenen Daten jedenfalls solange gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder Verjährungsfristen potenzieller Rechtsansprüche noch nicht abgelaufen sind.
Die Speicherdauer ist jeweils in der Erklärung zur einzelnen Datenverarbeitungen beschrieben.

Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen oder an Änderungen unserer Angebote und der damit zusammenhängenden Datenverarbeitungen anzupassen.
Die komplette Datenschutzerklärung des Vereins „WUK – Werkstätten- und Kulturhaus“ finden Sie unter: https://www.wuk.at/datenschutz/

B. Spezifische Datenschutzerklärung der Koordinierungsstelle Wien AusBildung bis 18

Die Koordinierungsstelle Wien AusBildung bis 18 unterliegt der Trägerschaft des „WUK – Werkstätten und Kulturhaus“ und folgt somit den Datenschutzregelungen und Sicherheitsvorkehrungen des WUK.

Die folgenden Kapitel der spezifischen Datenschutzerklärung klären Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Tätigkeiten und Angebote der Koordinierungsstelle Wien AusBildung bis 18 auf.

Dies betrifft folgende Punkte:

1. Nutzung unserer Homepage www.kost-wien.at
2. Administrative Fallverwaltung entsprechend des Ausbildungspflichtgesetzes
3. Anmeldung und Teilnahme an Veranstaltungen
4. Teilnahme an Befragungen
5. Nutzung der Cloud
6. Kommunikation mit Kooperationspartner_innen

1. Nutzung unserer Homepage www.kost-wien.at  

Auf der Homepage der Koordinierungsstelle Wien AusBildung bis 18 werden automatisiert keine direkt personenbezogenen Daten ermittelt. Das heißt: Nur durch Ihre aktive Eingabe von Namen, Adresse, etc. geben Sie der Koordinierungsstelle diese Daten bekannt. Um Informationen auf unserer Homepage zu suchen oder herunterzuladen ist keine Eingabe von Daten erforderlich. Wir nutzen keine Cookies.

Die Koordinierungsstelle achtet die Privatsphäre der Nutzerinnen und Nutzer. Alle Angaben werden entsprechend den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen behandelt.

1.1 Statistische Auswertung der Besuche auf unserer Homepage

Um unsere Seite statistisch auswerten zu können, verwenden wir das Programm AWStats. Das Programm ist eine freie Webanalyse-Software. Sie wird zur Auswertung von Logdateien verwendet, die Webserver auf Basis von Besucheranfragen erstellen. Das Programm setzt für die Auswertung keine Cookie-Dateien ein. Die statistische Analyse erfolgt über die Logfiles, die folgende Informationen beinhalten:

• die Seite, von der aus unsere Webseite aufgerufen wurde („Referrer“),
• die abgerufenen Inhalte,
• das Datum und die Uhrzeit der Abfrage,
• die übertragene Datenmenge,
• der Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden etc.)
• eine Beschreibung des Typs des verwendeten Webbrowsers,
• die IP-Adresse

Die Daten werden zudem nach einer statistischen Auswertung gelöscht. Die Daten werden nicht an fremde Server übermittelt.

Zweck der statistischen Auswertung liegt einerseits in der Dokumentation und Nachweis der Nutzung unseres Informationsangebotes gegenüber unseren Fördergeber_innen und andererseits in der laufenden Verbesserung unseres Informationsangebotes. Wir berufen uns dabei auf den Artikel 6 Absatz 1f DSGVO (Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen).

Es werden keine personenbezogenen Nutzer_innenprofile erstellt.

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

2. Administrative Fallverwaltung entsprechend des Ausbildungspflichtgesetzes (AusBildung bis 18)

Das Ausbildungspflichtgesetz ist seit Juli 2017 in Kraft. Das Ziel ist, dass alle Jugendlichen nach der Schulpflicht eine weitere Ausbildung absolvieren.

In §8 des Ausbildungspflichtgesetzes i.d.g.F. (APflG) ist festgelegt, dass das Sozialministeriumservice für die Umsetzung der Ausbildungspflicht verantwortlich ist, und sich für nicht-hoheitliche Aufgaben Dritter (Dienstleister) bedienen kann.

In §9 des APflG ist die Einrichtung von Koordinierungsstellen vorgesehen, deren Aufgabe (§12 und §14 APflG) es ist, dafür zu sorgen, dass Jugendliche und Eltern, die die Ausbildungspflicht nicht erfüllen, Beratung und Unterstützung erhalten.

Das Ausbildungspflichtgesetz legt fest, dass die Eltern bzw. Erziehungsberechtigte verpflichtet sind zu melden (§4 und §13), wenn ihre Kinder (Jugendliche nach Beendigung der Schulpflicht bis zum 18. Geburtstag) länger als vier Monate nicht in Ausbildung sind. Ergänzend dazu haben auch andere Einrichtungen (Schulen, Lehrlingsstellen, AMS, Sozialministeriumservice etc.) eine Meldepflicht (§13). Im §15 des Ausbildungspflichtgesetzes sind die Daten aufgelistet, die durch die Koordinierungsstelle AusBildung bis 18 Wien verarbeitet werden dürfen.

Für die Verarbeitung der im Ausbildungspflichtgesetz aufgelisteten Daten liegen, im Sinne der EU-DSGVO, daher folgende Rechtgrundlagen vor:

• EU-DSGVO Artikel 6 Absatz 1c (Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt) sowie
• EU-DSGVO Artikel 6 Absatz 1e (zur Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt)

Auftraggeber der Koordinierungsstelle Wien AusBildung bis 18 ist das Sozialministeriumservice Landesstelle Wien.

Die Aufgaben der Koordinierungsstelle Wien AusBildung bis 18 basieren auf den jährlichen Fördervorgaben, den Umsetzungsregelungen für die Koordinierungsstellen AusBildung bis 18, inklusive Übergang Schule – Beruf (Version 14.9.2016) des Sozialministeriumservice sowie auf dem Ausbildungspflichtgesetz – ApflG (i.d.g.F.)

Im Rahmen der Ausbildungspflicht ist die Koordinierungsstelle Wien AusBildung bis 18 mit der administrativen Fallverwaltung beauftragt. Dazu wird ihr die „Datenbank Monitoring AusBildung bis 18“ (kurz: MAB) vom Sozialministeriumservice zur Verfügung gestellt.

Der Zugang zu dieser Datenbank erfolgt über Portal/BürgerInnenkarte. Die Berechtigungen werden vom Sozialministeriumservice erteilt. Es bestehen Zugriffseinschränkungen für Mitarbeiter_innen der Koordinierungsstelle AusBildung bis 18 Wien auf die für ihren Tätigkeitsbereich erforderlichen Bereiche, die Zugriffe werden protokolliert.

2.1 Serviceline AusBildung bis 18

Die Koordinierungsstelle Wien AusBildung bis 18 fungiert im Rahmen der Ausbildungspflicht bzw. AusBildung bis 18 als Auskunfts- und Beratungsstelle. Anfragen können von Jugendlichen, Erziehungsberechtigten, Institutionen, Kooperationspartner_innen etc. telefonisch über die Serviceline 0800/700 118 oder per Mail office@kost-wien.at oder über die allgemeinen Kontaktmöglichkeiten der Koordinierungsstelle gestellt werden.

Die Verarbeitung von übermittelten Daten dient dem Zweck der Beantwortung der individuellen Anfragen und Dokumentation des Beratungsfalles. Im Zusammenhang mit einer Anfrage speichern wir jene personenbezogenen Daten, die für die individuelle Bearbeitung notwendig sind bzw. uns übermittelt werden. Sofern es sich um Daten von Kooperationspartner_innen, Institutionen, nicht-ausbildungspflichtigen Jugendlichen und/oder deren Erziehungsberechtigten handelt, werden die Daten nach Beantwortung der Anfrage gelöscht. Im Rahmen der SMS Kommunikation nutzt die KOST Wien einen Drittanbieter (s.o.), gegebenenfalls werden Vor- und Nachnamen und Mobilfunknummer zum Versand übermittelt.

Die im rechtlichen Rahmen des Ausbildungspflichtgesetzes verarbeiteten Daten von ausbildungspflichtigen Jugendlichen und/oder deren Erziehungsberechtigten werden in der „Datenbank Monitoring der AusBildung bis 18“ des Sozialministeriumservice abgespeichert.

3. Teilnahme bei Veranstaltungen, Workshops, Messen der KOO JBB

Wir haben außerdem den Auftrag, die Informationsversorgung der Mitarbeiter_innen des Fachbereichs Übergang Schule – Beruf und deren Vernetzung zu fördern. Um diesem Auftrag nachzukommen bieten wir Informationsveranstaltungen, Netzwerktreffen, Fachtagungen und Workshops sowie Messen an.

Datenverarbeitung bei Anmeldung zu einer Veranstaltung:

Sollten Sie sich über unsere Website zu Veranstaltungen anmelden, werden Sie ausdrücklich um Zustimmung zur Übermittlung und Verarbeitung der abgefragten Daten gebeten. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der von Ihnen übermittelten Daten entspricht dem EU-DSGVO Art.6/1b (Erfüllung eines Vertrages).

Die von uns verarbeiteten Daten umfassen Ihren Vor- und Nachnamen sowie Ihre E-Mail Adresse und Ihren beruflichen Fachbereich. In manchen Fällen werden zusätzlich auch Ihre Firma/Ihr Träger oder Projekt, Ihre berufliche Funktion und/oder Ihre Telefonnummer erhoben. Welche Daten bei der jeweiligen Veranstaltung erhoben und verarbeitet werden, sehen Sie bei der jeweiligen Anmeldung.

Diese jeweils notwendigen Daten werden von der Umfragesoftware „limesurvey“ erhoben. Sie werden zum Zweck der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung von uns verarbeitet, gespeichert und danach gelöscht. Eine Weitergabe der Anmeldedaten erfolgt nicht.

Die Software „limesurvey“ speichert außerdem noch:

• von welcher IP-Adresse die Seite aufgerufen wurden (dies ist bei manchen Befragungen notwendig um eine Befragung unterbrechen und später wieder aufnehmen zu können),
• wann die Eintragung vorgenommen wurde,
• von welcher Seite der Teilnehmer auf die Seite weitergeleitet wurde (referrer)
• wie lange die Anmeldung gedauert hat.

Diese Informationen werden von uns nicht ausgewertet.

Besondere Bedarfe:

Informationen über besondere Unterstützungsbedarfe wie bspw. Dolmetsch, Induktionsschleifen, etc. werden nicht über die automatisierte Anmeldung erhoben, sondern ausschließlich durch Ihre direkte Kontaktaufnahme mit uns übermittelt.

Sofern diese Informationen für die Durchführung der Veranstaltung notwendig sind und mit Dritten (bspw. Raumvermieter) abgesprochen werden müssen, erfolgt dies ohne Weitergabe Ihres Namens. Nach Abschluss der Nachbereitung der Veranstaltung werden diese Informationen gelöscht.

Datenverarbeitung bei Teilnahme an einer Veranstaltung:

Auf Basis der Anmeldedaten erstellen wir Teilnahmebestätigungen für alle anwesenden Personen und legen eine Unterschriftenliste auf. Die Unterschriftenliste enthält die Anmeldedaten (Vor- und Nachname und E-Mail-Adresse und/oder Firma/Träger/Projekt) und wird von allen Teilnehmenden unterschrieben. Sie wird 10 Jahre aufbewahrt und dient dem Leistungsnachweis gegenüber unseren Fördergeber_innen.

4. Meinungsumfragen, Evaluierungen und Fragebögen

In unregelmäßigen Abständen werden Umfragen durchgeführt, mit deren Hilfe wir persönliche Meinungen und fachliches Wissen erheben, um unsere Arbeit noch besser wahrnehmen zu können und/oder die Erfahrungen des Fachbereichs zusammenzuführen.

Hierzu bedienen wir uns vor allem der Umfragesoftware „limesurvey“. Ihre Angaben werden mittels dieses Programms erhoben und auf Servern des WUK gespeichert und ausschließlich zum Zweck der Umfrage ausgewertet und bearbeitet. Für den Fall, dass Dritte mit der Auswertung der Daten beauftragt

werden, weisen wir auf diesen Umstand gesondert hin. Grundsätzlich kann das

Programm erkennen,

• von welcher IP-Adresse die Seite aufgerufen wurden (dies ist bei manchen Befragungen notwendig um eine Befragung unterbrechen und später wieder aufnehmen zu können),
• wann an einer Umfrage teilgenommen wurde,
• von welcher Seite die TeilnehmerInnen auf die Umfrageseite weitergeleitet wurden (referrer)
• wie lange für die Beantwortung einzelner Fragen benötigt wurde.

Wir weisen im Einleitungstext jeder Umfrage darauf hin, ob es sich um eine anonyme Umfrage handelt oder nicht, welche Daten gesammelt, verarbeitet und gespeichert werden, wie lange wir diese Daten aufbewahren werden und welchem Personenkreis diese Informationen zugänglich gemacht werden.

Es lassen sich drei Arten von Umfragen in Bezug auf Ihre Anonymität unterscheiden:

a) Anonyme Umfragen über einen offenen Link: Die Koordinierungsstelle lädt beispielsweise nach Veranstaltungen die Teilnehmer_innen ein, eine Bewertung der Veranstaltung vorzunehmen. Hierzu wird ein Link an die Teilnehmer_innen per E-Mail ausgeschickt. Wer von den angeschriebenen Personen an der Befragung tatsächlich teilnimmt ist für die Koordinierungsstelle nicht feststellbar.

b) Anonyme Umfragen über einen Zugangsschlüssel: Die Koordinierungsstelle lädt zum Beispiel den Fachbereich ein, an Umfragen zu spezifischen Themen teilzunehmen. Hierzu werden die Probanden in personalisierten E-Mails angeschrieben und über einen individuellen Zugangscode aufgefordert an der Umfrage teilzunehmen. Das kann notwendig sein um sicherzustellen, dass nur die ausgewählten Personen an der Umfrage teilnehmen. Bei dieser Form anonymer Umfragen, wird für jede Teilnahme ein Zugangsschlüssel generiert. Antwortdaten und Personendaten werden dadurch voneinander getrennt. Es kann nur eingesehen werden ob eine Person an der Umfrage teilgenommen hat oder nicht. Die Antworten können aber nicht den Personen zugeordnet werden.

c) NICHT Anonyme Umfragen: Es kann notwendig sein, Umfragen nicht anonym durchzuführen um Rückfragen bei den Teilnehmer_innen zu ermöglichen. In solchen Fällen weisen wir ausdrücklich darauf hin!

5. Nutzer_innen der Cloud

Das WUK bietet ausgewählten Benutzer_innen auf WUK-Servern gehostete Cloud-Dienste an. Voraussetzung für die Nutzung dieser Dienste ist das Anlegen eines User-Accounts, wobei Name und E-Mail-Adresse, optional ein Foto gespeichert werden. Die Verarbeitung dieser Daten ist zur Userverwaltung und zur Nachvollziehbarkeit der Aktivitäten bei der gemeinsamen Nutzung von Dateien durch mehrere User erforderlich.

Die WUK-Cloud-Dienste verwenden das System OwnCloud, welches laufend auf die aktuellste Version upgedatet wird. Die Sicherheitsvorkehrungen sind unter https://owncloud.com/de/sicherheit/ beschrieben.

Mit der Beendigung der Nutzung erfolgt die Löschung des Useraccounts und somit aller personenbezogenen Daten.

6. Kommunikation mit Kooperationspartner_innen

Die Koordinierungsstelle Wien AusBildung bis 18 hat von ihrem Auftraggeber Sozialministeriumservice Landesstelle Wien den Auftrag den Informations- und Kommunikationsfluss zwischen den Anbieter_innen von Beratungs- und Begleitungsleistungen sowie vorbereitenden Projekten und Ausbildungen für Jugendliche am Übergang Schule – Beruf zu fördern. Um diesem Auftrag nachkommen zu können arbeiten wir eng mit allen Trägern, Projekten und Mitarbeiter_innen der Kinder- und Jugendhilfe sowie offenen Jugendarbeit zusammen. Zum Zweck der guten Kooperation speichern wir die beruflichen Kontaktdaten der genannten Kooperationspartner_innen in unseren internen Adressdateien.